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O digital trouxe importantes contribui\u00e7\u00f5es para os procedimentos internos de empresas, especialmente na esfera Jur\u00eddica. Como resultado, vemos mais celeridade em contratos e em processos corporativos. Hoje, vamos abordar um dos diversos pontos relacionados a contratos e procedimentos no universo digital: o de arquivamento de documentos. Como hoje eles j\u00e1 podem nascer digitais \u2013 ou seja, serem elaborados e aprovados por meio de e-mails ou sistemas, bem como receberem assinaturas digitais \u2013 sempre ressaltamos a nossos clientes a necessidade do devido arquivamento e gerenciamento desses documentos. Afinal, se papeis arquivados fisicamente est\u00e3o sujeitos a extravios e a danos diversos (umidade, vazamento, fogo, mofo, entre outros), os documentos virtuais tamb\u00e9m est\u00e3o. Eles podem ser alvo de problemas de servidor, n\u00e3o terem backup, sofrerem ataques de hackers ou at\u00e9 serem apagados. Nesse sentido, os documentos jur\u00eddicos digitais merecem o devido gerenciamento com o apoio de ferramentas de gest\u00e3o. Falamos aqui ent\u00e3o dos softwares e sistemas desenvolvidos especialmente para ele. Atualmente, existe uma s\u00e9rie de empresas especializadas nessas solu\u00e7\u00f5es e que podem ter um produto que se adequa perfeitamente ao fluxo da sua empresa. Ou ent\u00e3o at\u00e9 adaptar softwares desenvolvidos para o segmento jur\u00eddico para atividades espec\u00edficas do seu dia a dia. Al\u00e9m disso, \u00e9 fundamental que a alta gest\u00e3o companhia tenha definido como devem ocorrer os procedimentos de elabora\u00e7\u00e3o, aprova\u00e7\u00e3o, assinatura e gest\u00e3o desses documentos. Nesse sentido, a cria\u00e7\u00e3o de normas e procedimentos de compliance s\u00e3o fundamentais na escolha pela solu\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica para esse fluxo e armazenamento. N\u00f3s do RDG Advogados temos contribu\u00eddo para o desenvolvimento de uma s\u00e9rie de procedimentos e regras internas de empresas de diversos portes e mercado. Percebemos que, diante da atualidade do tema, a grande maioria n\u00e3o est\u00e1 preparada ou adequada \u00e0s atividades e processos internos ideais que a documenta\u00e7\u00e3o digital demanda. Outro dado interessante \u00e9 que o olhar para a documenta\u00e7\u00e3o digital est\u00e1 otimizando o dia a dia com rela\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m aos documentos f\u00edsicos, j\u00e1 que a substitui\u00e7\u00e3o do controle anal\u00f3gico ou a melhor estrutura\u00e7\u00e3o do modelo de gest\u00e3o, diminui a perda de informa\u00e7\u00f5es e acelera a busca, por exemplo, de informa\u00e7\u00f5es contratuais. Sabemos que muitas companhias receiam fazer essa gest\u00e3o de maneira eletr\u00f4nica, principalmente com a Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados (LGPD). Mas alguns procedimentos, como defini\u00e7\u00e3o de perfis de acesso, login e senha, podem contribuir para a seguran\u00e7a dessas atividades. Coube-nos ent\u00e3o olhar para os riscos globais das organiza\u00e7\u00f5es, inclusive \u00e0 luz das normas que em breve entrar\u00e3o em vigor, para ajudar nossos clientes a criarem uma grande e segura mudan\u00e7a de patamar na rotina de contratos.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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